Här följer en mer detaljerad beskrivning av ett uppdrags olika moment. Projekt kan vara olika upplagda och vissa delar kan ibland uteslutas. En arkitekt kan ibland behöva hjälpa beställaren att lägga upp projektet, exempelvis tydligt redovisa hur det kan upphandlas. Särskilt gäller detta om det är förstagångsbeställare.
Förutsättningar
Anbud. Ett anbud är ett ensidigt erbjudande om att åta sig förpliktelser enligt definierade krav. Har kunden preciserat uppdraget i en anbudsförfrågan så gäller den. Om kunden inte har gjort en precisering måste arkitekten precisera uppdraget. Arkitekten måste beskriva huvudsak och bisak ur kundens perspektiv och formulera erbjudandet efter det. Ett anbud bör innehålla:
- örutsättningarna för anbudet, ofta kundens förfrågningsunderlag. De begränsningar eller avgränsningar och övriga förutsättningar som gäller för anbudet. Här bör uppges att uppdraget utförs enligt ABK 09.
- Vad som ska utföras och vad som omfattas av anbudet.
- Hur arkitekten planerat, organiserat och avser att genomföra uppdraget.
- starttider och sluttider samt eventuell skedesindelning.
- Hur arkitekten genomför sitt kvalitets- och miljöledningsarbete.
- Vilket ansvar arkitekten tar och vilken skadeståndsbegränsning som gäller.
- l vilket bolag konsultförsäkring är tecknad.
- Användande och äganderätt till det som åstadkoms i uppdraget (exempelvis att beställaren bara får använda framtaget material för avsett ändamål). Originalhandlingar och datafiler ägs av arkitekten. Enligt svensk lag har upphovsmannen upphovsrätten.
- Den ersättningsform som ska gälla för uppdraget: rörligt arvode eller fast pris.Vid rörligt arvode angestimpris och vid fast pris anges timpris för tillkommande arbeten. Ange även kostnadsläge.
- Vilka särskilda kostnader kunden ska ersätta enl. ABK 09 (datorer, kopiering, modelltillverkning, rese-och traktamentskostnader, underkonsulter, övrigt) och vilket administrativt pålägg som gäller i procent.
- Hur betalning ska ske: månadsvis, efter betalningsplan eller på annat sätt.
Kontrakt och uppdragsbekräftelse. Vid kontraktsskrivning ska parterna definiera projektet, bestämma hur man ska gå till väga och vilken slutprodukt som ska redovisas. Ett kontrakt undertecknas av båda parter. En bra mall finns i ABK 09. En uppdragsbekräftelse är ett dokument som utformas av endera parten och som bekräftas med signering av den andra parten. Ett kontrakt och en uppdragsbekräftelse bör innehålla:
- Uppdragets benämning.
- Beställarens namn och adressuppgifter samt organisationsnummer.
- Uppgifter om uppdragstagare/konsult.
- Uppdragets omfattning.
- Förväntade dokument från konsulten.
- Tidplan.
- Ersättningsform.
- Kostnadsindex.
- Ansvar och skadeståndsskyldighet.
- Eventuella checklistor (exempelvis en gränsdragningslista mellan byggnad, inredning och utrustning).
- Hänvisning till kvalitetsplan och miljöplan för projektet.
- Särskilda bestämmelser eller ansvarsfrågor som behöver dokumenteras.
- Upphovs- och nyttjanderätt.
- Tvist: ange hur tvist ska lösas.
- Ange i kontraktet att ABK 09 ska gälla.
Uppdragsformulering. I detta skede detaljeras många av villkoren för projektet. Det ska tydligt framgå vad uppgiften avser och vilka mål som ska uppnås, uppdragets omfattning och svårighetsgrad, samt vilka förutsättningar som gäller. Dessa punkter bör klargöras:
- Tid som finns till förfogande.
- Projektets organisation och beslutsmandat.
- Beslutstillfällen (lämpligen i form av en tidplan).
- Ansvar för samordning.
- Tillgång till uppgifter om förutsättningar och behov.
- Speciella problem som kräver experthjälp.
- Genomförandeform med fördelning av ansvar och resurser mellan olika aktörer under projekteringen.
- Tidpunkt för projektstart, byggstart, färdigställande och inflyttning.
- Krav på redovisningar och medverkan.
När ett projekt är formulerat och beslut har fattats att åtgärder ska vidtas startar nya processer, som ofta sker parallellt.
Förstudie
Verksamhetsprogram. Identifiering och dokumentation av brukarnas verksamhet. Redovisar hur verksamheten är tänkt att bedrivas, och vilka krav som ställas på inredning, byggnad och försörjning. Programmet tas fram i nära samarbete med beställaren eller, när det gäller vana beställare, av denne ensam.
Byggnadsprogram. Bearbetar information från verksamhetsprogrammet till de egenskapskrav som ska ställas på byggnaden. Verksamhetsprogrammet och byggnadsprogrammet är starka instrument för fortsatt projektering för samtliga konsulter.
Inredningsprogram. Bearbetar information från verksamhetsprogrammet till de egenskapskrav som ska ställas på inredning. Leder fram till ett inredningsprogram.
Utrustningsprogram. Bearbetar information från verksamhetsprogrammet till de egenskapskrav som ska ställas på en blivande utrustning. Leder fram till ett utrustningsprogram.
Teknisk specifikation. Krav på byggnad, grundläggning, yttre faktorer, service, konstruktion, el, tele, data, larm, belysning, ljud, vatten, avlopp, ventilation, säkerhet och material.
Rumsfunktionsprogram, RFP. Krav som ställs på rummen.
Programskiss. Förslag till disposition, lokolanvändning och uppbyggnad. Ofta i form av alternativa studier.
Kostnadskalkyl. Programmet kompletteras med en kostnadskalkyl. Dokumentet ska redovisa hur kalkylen är gjord och vad åtgärden kommer att kosta.
Tidplan. Ska innehålla hela projektets tidplan, inklusive tider för projektering, myndighetskontakter, byggnation, utrustning och inflyttning.
En förstudie bör innefatta alla ovan beskrivna moment. En förstudie görs förs att svarra på frågan om projektet är möjligt att genomföra till den kostnad, den tid och den kvalitet som beställaren önskar.